Assistant de direction F/H - CDD 9 mois

Location 92-HAUTS-DE-SEINE, FRANCE
Experience level Expérimentés
Job details sector Assurance Vie et Epargne

L’assistant(e) de Direction assiste les 3 dirigeants et les managers de la direction afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Il organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Il/elle pourra être amené(e) à conduire des projets ponctuels et en particulier les évènements et séminaires de la direction.

Activités principales

A.     Assistanat des membres du Comité de Direction  

1.       Gère les rendez-vous et les plannings,

2.       Prépare et organise les réunions : invitations, ordre du jour, compte-rendu, réservation de salles et restaurants, documents de travail, …

3.       Accueille les visiteurs,

4.       Organise les déplacements : moyen de transport, réservation d’hôtel,

5.       Réceptionne les appels téléphoniques et transmet les communications ou prend des messages,

6.       Met en forme divers documents (courrier, rapport…) rédigés à partir d’éléments divers écrits ou oraux, transmis par la Direction,

7.       Gère les boîtes mail rattachées au service,

8.       Veille au classement au sein du service et auprès de la Direction.

B.     Autres activités

1.       Assure le remplacement des différentes assistantes de direction lors de leurs absences,

2.       Accomplit toute autre tâche ou mission confiée par l’employeur, dans la limite de ses capacités, dans le cadre du bon fonctionnement du service et/ou de l’entreprise.

 

Formation ou niveau d’expérience professionnelle requis 

  • BTS/ DUT (BAC +2) secrétariat / gestion / assistanat de direction ou formation proche avec expérience sur poste similaire 
  • Expérience professionnelle d’au moins 3 ans en tant qu’assistante de Direction ou Manager. 

A.     Compétences relationnelles et savoir-être 

1.       Posséder une bonne capacité d'anticipation et d’adaptation (limiter les risques de dérive des projets, s’adapter aux changements),

2.       Montrer de la rigueur, de l’autonomie, de l’organisation et faire preuve de méthode,

3.       Savoir informer et rendre compte (esprit de synthèse),

4.       Posséder une bonne capacité d'écoute,

5.       Respect des normes de l’entreprise 

6.       Savoir prendre des initiatives, savoir se projeter,

7.       Avoir l’esprit d’équipe,

8.       Etre capable d’animer et de coordonner le travail en transverse avec des équipes sans lien hiérarchique,

9.       Communicant, pédagogue et bon relationnel,

10.   Devoir de confidentialité, faire preuve de discrétion.

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