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Location 75-PARIS, France
Experience level Experienced Hire
Job details sector Admin, Health & Safety
Apply before Date not available
Description du poste :
 
Secrétariat
  • Assurer un accueil téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes et externes
  • Accueillir les candidats ou visiteurs ayant un rendez-vous individuel ou collectif dans les locaux
  • Apporter toute forme d’aide et de support logistique aux visiteurs de passage à Paris
  • Assurer l’interface avec les partenaires externes (académiques, partenaires, prestataires…)
Planning
  • Gestion de l’agenda du Manager
  • Planification et organisation des réunion, visio-conférences et conférences téléphoniques internes et externes en coordination avec les autres assistantes
  • Confirmer les rendez vous et assurer la réservation de salle(s)
  • Assurer l’impression ou la mise à disposition du matériel nécessaires pour chaque rendez vous individuel ou réunion
Organisation événementielle
  • Organisation des voyages : réservation des vols, hôtels, transferts et préparation des documents de voyage (feuille de route, liste de contrôle, visa…)
  • Participer à l’organisation des évènements internes (Pop Days, Conseil Scientifique, Advisory Board, Annual Event)
  • Gérer l’organisation des séminaires d’équipe et des pots de départ
Suivi administratif
  • Mise à jour des bases de données
  • Classement et archivage des documents
  • Gestion des notes de frais, remboursements, factures, devises, contrats
  • Suivi du budget
  • Gestion des mouvements du personnel
  • Gestion des besoins IT de l’équipe
  • Envoi de DHL
Contribution à la vie de l’équipe
  • Préparation de l’agenda des réunions hebdomadaires de l’équipe
  • Rédaction des comptes-rendus des réunions d’équipe
  • Commande de fournitures, plateaux-repas
  • Renouvellement des cartes de visite
  • Gestion du courrier interne, arrivée/départ
  • Logistique vie de l’équipe (déménagement, matériel…)

Compétences requises :  
  • Compétences techniques
    • Formation en secrétariat de direction ou d’équipe
    • Maîtrise professionnelle des outils bureautiques (Outlook, Powerpoint, Excel, Word)
    • Qualité de la communication écrite (orthographe, syntaxe)
    • Qualité de la communication orale (convivialité sans familiarité, discrétion)
    • Maîtrise de l’anglais (oral et écrit) indispensable pour ce poste à forte dimension internationale
       
  • Qualités personnelles
    • Bonne présentation, dynamique
    • Capable de gérer deux équipes en parallèle et à prioriser
    • Organisation personnelle
    • Sens de l’accueil et du service Client
    • Capacité à interagir et à s’adapter à des interlocuteurs de haut niveau de responsabilité et nationalités différents
    • Bonne aisance relationnelle et goût du travail en équipe
    • Discrétion : assurer la confidentialité des informations portées à sa connaissance
    • Rigueur et respect des procédures mises en place
    • Motivée par l’acquisition de nouveaux savoirs dans le mécénat d’entreprise


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