AXA Life Invest - Assistant(e) de direction bilingue anglais (CDD/STA)

Location 92-HAUTS-DE-SEINE, France
Experience level Experienced Hire
Job details sector Life & Savings Insurance
Apply before Date not available

Ø  Finalité principale

 

La mission principale de l’Assistant(e) de Direction est d’organiser l’ensemble des activités des équipes en préparant et suivant leurs activités, et en accomplissant toutes les tâches nécessaires à l’exercice quotidien de leurs missions.

L’assistante travaillera en binôme avec l'assistante du CEO.

 

 

Ø  Descriptif du poste

 

v  Assistanat

§  Planification des manifestations diverses : réunions, rendez-vous et déplacements, séminaires, et mise en place des moyens logistiques, nécessaires à l’activité de l’équipe ou du responsable

§  Organisation des déplacements en France et à l’international des Seniors Managers et de leurs équipes

§  Gestion des notes de frais et des cartes affaires, suivi et validation des factures en lien avec le service comptabilité

§  Gestion du courrier, envoi par coursier

§  Tenue des fichiers Prime d’expatriation pour les manageurs et collaborateurs voyageant fréquemment à l’étranger

§  Mise en forme de documents, traduction français/anglais

§  Assurer le back up de l’assistante du CEO

 

v  Office Managememt (en binôme avec l’assistante du CEO)

§  Rôle d’interface avec différents services et les autres entités (généraux, techniques …)

§  Veiller au respect des process internes

§  Accueil nouveaux arrivants (badges, création annuaire groupe …)

§  Gestion et suivi des commandes de fournitures,

§  Suivi des interventions sav, approvisionnement (Nespresso, Waterlogic …)

§  Gestion de la téléphonie pro et des imprimantes (Orange, Arkadin et Ricoh)

§  Gestion du parc automobile

 

 

Ø  Compétences techniques requises

 

  • Maîtriser impérativement les logiciels bureautiques être à l’aise dans l’utilisation d’outil en général (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Maîtriser parfaitement l’anglais lu, écrit et parlé
  • Savoir gérer les priorités (hiérarchiser l’activité en fonction des urgences)
  • Savoir analyser, comprendre et synthétiser les informations
  • Capacité à gérer plusieurs clients en interne
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanées, à s’organiser
  • Rigueur

 

Les outils

l  Outils internes (Traveldoo, Pléiades, suivi d’activité, People’In, …)

l  Outils nouvelles technologies (Téléprésence, Visioconférence…)

l  Bureautique (Power Point, Excel, Word, Outlook..)


Ø  Compétences techniques requises

  • Maîtriser impérativement les logiciels bureautiques être à l’aise dans l’utilisation d’outil en général (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Maîtriser parfaitement l’anglais lu, écrit et parlé
  • Savoir gérer les priorités (hiérarchiser l’activité en fonction des urgences)
  • Savoir analyser, comprendre et synthétiser les informations
  • Capacité à gérer plusieurs clients en interne
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanées, à s’organiser
  • Rigueur

 

Les outils

l  Outils internes (Traveldoo, Pléiades, suivi d’activité, People’In, …)

l  Outils nouvelles technologies (Téléprésence, Visioconférence…)

l  Bureautique (Power Point, Excel, Word, Outlook..)

 

 

 

Ø  Compétences relationnelles

 

§  Empathie

Diplomatie, Adaptabilité, Souplesse, Pédagogie

 

§  Communication

Facilitateur, Créer un esprit d’équipe, Sens du contact, Etre à l’écoute, Sens de la confidentialité

 

§  Efficacité

Rigueur, Concentration, Hiérarchisation, Organisation, Anticipation, Résistance au stress

 

§  Ouverture

Curiosité, Créativité, Esprit d’initiative, Proactivité, flexibilité, dynamisme

 



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AXA Life Invest est une entité du HUB Architas qui fait partie du groupe AXA. Cette société a été créée dans le cadre d’une initiative transversale du groupe pour centraliser l’expertise autour des produits d’investissement avec garantie sur le périmètre Europe et Asie.

AXA Life Invest est une plateforme de service offrant de l’expertise de conception, d’industrialisation et de couverture des risques sur des produits d’investissement pour le compte d’autres entités du groupe AXA.



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