Déontologie
« Notre réussite et notre réputation dépendent non seulement de la qualité de nos produits et du service offert à nos clients, mais aussi de la manière dont nous exerçons notre métier. L'ambition du Groupe AXA est de devenir la société préférée de son secteur. Ceci signifie, pour nous, non seulement être plébiscités dans chaque marché où nous sommes présents pour nos performances techniques, commerciales et financières, mais aussi apparaître comme une référence, un exemple à suivre, pour la qualité de nos pratiques et l'éthique de notre comportement ».
(Henri de Castries, président du directoire du Groupe AXA, en préambule du Code de Déontologie Professionnelle).
L'ambition du Groupe se situe donc à la croisée de ces deux exigences :
la performance générée à la fois par l'excellence opérationnelle et l'excellence des comportements du Groupe vis-à-vis de l'ensemble de ses parties prenantes. Cette dernière s'appuie sur des engagements et des procédures rigoureux en matière de déontologie, eux-mêmes synthétisés dans le Code de Déontologie Professionnelle. Ce dernier découle des valeurs du Groupe - professionnalisme, innovation, réalisme, esprit d'équipe, et respect de la parole donnée.
1) Le Code de Déontologie Professionnelle
Depuis 1994, le Groupe AXA dispose d'un Code de Déontologie Professionnelle. Ce document de référence est régulièrement mis à jour afin de suivre l'évolution des exigences législatives et réglementaires et pour apporter une réponse aux évolutions des attentes des parties prenantes d'AXA. Ainsi, en 2004, le Code a fortement évolué pour prendre en compte les exigences de la loi américaine Sarbanes-Oxley et compléter les codes locaux des entités.
En 2006, AXA a choisi d'établir un Code unique s'appliquant à l'ensemble des entités. Ce Code définit les normes minimales et les principes déontologiques directeurs que doivent respecter les collaborateurs AXA dans l'exercice de leur métier; ce Code est traduit et complété le cas échéant dans chaque pays d'implantation.
Les principales évolutions du Code en 2006 concernent la réorganisation de son contenu pour une meilleure appropriation, la mise en place d'une réglementation d'alerte professionnelle, des dispositions relatives au blanchiment de capitaux, de lutte contre la corruption, de déontologie concernant les achats, le contrôle des moyens d'application du Code, et un engagement personnel pour les directeurs.
La procédure d'alerte
Tous les collaborateurs AXA sont invités à signaler toute pratique qu'ils estiment incompatible avec les principes énoncés dans le Code de Déontologie et mettant ainsi l'entreprise en risque. Cette démarche (chapitre 6.1) est suggérée, mais demeure volontaire. Elle n'est pas anonyme, sauf dans certaines circonstances exceptionnelles dans lesquelles des informations à titre anonyme peuvent être transmises directement au Président du Comité d'Audit d'AXA. En effet, en raison de sa cotation au New York Stock Exchange, AXA a mis en place une procédure d'alerte permettant à tous les collaborateurs de signaler, de manière anonyme ou non, toutes plaintes, inquiétudes ou doutes concernant des questions comptables, de contrôle interne ou d'audit (y compris toute fraude dans un de ces domaines), ainsi que concernant tout collaborateur dont les responsabilités lui confèrent un rôle ou une connaissance dans ces domaines. La protection des employés (même s'il s'avère ultérieurement que les faits étaient inexacts), aussi bien du coté du plaignant que de la personne incriminée, est assurée par le Groupe, qui ne produit pas de constat nominatif.
A travers son Code de Déontologie, AXA s'engage à exercer son métier en toute honnêteté et impartialité. Cet engagement à respecter des normes déontologiques rigoureuses a non seulement pour objectif de s'assurer de la conformité aux lois et réglementations en vigueur dans les différentes juridictions au sein desquelles le Groupe intervient, mais également de gagner et de conserver sur le long terme la confiance de ses clients, actionnaires, collaborateurs, et partenaires commerciaux.
Le Code s'applique à tous les collaborateurs (administrateurs, directeurs, salariés, et agents généraux) et toutes les sociétés du Groupe (en conformité avec la législation):
- Société dont la majorité des droits de vote est détenue directement ou indirectement par AXA
- Filiale consolidée d'un point de vue comptable
- Joint-venture dont AXA détient au moins 50% des droits de vote
Les collaborateurs d'AXA trouvent dans le Code de Déontologie Professionnelle une attitude en conformité avec les valeurs de l'entreprise qu'ils doivent adopter lors de situations critiques dans lesquelles leur activité professionnelle pourrait les amener.
Le respect des lois et réglementations en vigueur est souligné par le Code de Déontologie Professionnelle. La référence aux engagements internationaux du Groupe y est explicite, notamment les dix principes directeurs du Global Compact, inspirés de la Déclaration Universelle des Droits de l'Homme et de l'Organisation Internationale du Travail. Ils s'engagent à traiter les informations dont ils disposent en accord avec les principes du Groupe, et ce en termes de confidentialité, de divulgation ou de conservation des données. Ils s'engagent à ne pas utiliser ou communiquer à des fins personnelles ou inappropriées (« Règle concernant le délit d'initié ») ou à d'autres services ou entités du Groupe (« Règle de la Muraille Déontologique ») les informations confidentielles dont ils disposent du fait de leurs fonctions. Toute information divulguée, en particulier aux autorités de tutelle et aux commissaires aux comptes, doit être exacte et vérifiée. Le Groupe a adopté une réglementation sur la conservation et l'archivage des dossiers, en particulier tout document comptable et financier. Les documents permettant de retracer un processus décisionnel sont aussi à conserver.
Contenu du Code de Déontologie
- Vision et Valeurs d'AXA : le métier, la signature et les engagements du Groupe vis-à-vis de ses parties prenantes
- Conduite personnelle, activités et participations : conflits d'intérêts, Déontologie Achats
- Informations confidentielles et pratiques de divulgation : obligation de confidentialité, exactitude des informations divulguées (autorités de tutelle, commissaires aux comptes)
- Respect des lois et réglementations / Enquêtes réglementaires et litiges : réglementations nationales, engagements pris par le Groupe AXA, délit d'initié
- Fraude interne et blanchiment de capitaux
- Dénonciation des manquements au Code : procédure d'alerte
- Dérogations et certifications annuelles
1.1) La mise en oeuvre du Code de Déontologie
Depuis 2006, des recommandations de mise en oeuvre sont associées au Code de Déontologie Professionnelle et font partie intégrante du Standard AXA « Compliance ». Celles-ci stipulent la création d'un comité de pilotage « Déontologie / compliance » et l'adaptation du Code Groupe à la règlementation locale.
Après la validation de chaque version locale par le Groupe, la diffusion du Code 2006 s'accompagne d'un plan de communication adapté : articles et brèves dans les supports de communication interne au niveau du Groupe et plan de communication local. Le Code de Déontologie Professionnelle est transmis aux collaborateurs AXA qui recevront également une formation adéquate. Ceux-ci doivent reconnaître qu'ils ont effectivement pris connaissance du Code.
Les directeurs du Groupe doivent signer chaque année un engagement à le respecter. Dans le cadre de la « Certification Annuelle du Respect » du Code de Déontologie, tous les dirigeants du Groupe sont tenus de remettre chaque année un certificat stipulant qu'ils se conforment aux dispositions du Code ou indiquant tout aspect qu'ils n'ont pas respecté de même que toute violation des règles par autrui dont ils ont connaissance. Tous les dirigeants du Groupe tenus de remettre un certificat reçoivent des instructions et un formulaire de certificat de la part de leur Département des Ressources Humaines local. Toute dérogation au Code peut être accordée par le Conseil de Surveillance d'AXA uniquement si cela est requis par la loi ou la réglementation boursière.
Un premier reporting annuel a permis d'identifier les modalités effectives de mise en oeuvre du Code de Déontologie Professionnelle dans les entités. Ce reporting est basé sur les recommandations (7 volets) et comprend 45 indicateurs, dont de nombreux indicateurs « ouverts » pour dégager les bonnes pratiques.
1.2) Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme
AXA n'est pas une institution bancaire mais son métier l'expose aux pratiques du blanchiment d'argent. Souscrire un produit d'assurance puis le résilier peut être en effet l'un des moyens utilisés par le crime organisé pour blanchir des capitaux acquis de manière illégale.
Outre des questions de réputation et d'image, il en va de l'engagement d'AXA vis-à-vis de la cité : le Groupe estime qu'il faut unir tous ses efforts pour combattre ce qui peut mettre en danger l'économie et la société.
Les trois étapes du blanchiment
Le blanchiment consiste à transformer de l'argent acquis de manière illégale (tel que le trafic de drogue, d'armes, activités mafieuses ...) en argent provenant apparemment d'activités légales. Ce processus comporte généralement trois étapes :
1. Le transfert des fonds criminels dans le système financier, en général, par l'intermédiaire d'établissements connus.
2. Les fonds sont transformés grâce à une série de transactions qui permet de les mettre à distance de leurs origines.
3. L'intégration de ces fonds dans l'économie légale.
Pour lutter contre cette pratique, le Groupe a défini une Charte relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, en instaurant des Standards minimum pour les entités du Groupe, comme suit :
Chaque entité du Groupe est chargée de combattre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme et de faire respecter les législations et réglementations locales. Cette responsabilité incombe à la Direction de l'entité et doit être acquittée conformément aux exigences les plus élevées de la présente Charte, ainsi qu'à celles des législations et réglementations locales applicables.
Chaque entité doit être dotée d'un Responsable local de lutte contre le blanchiment des capitaux (Anti-Money-Laundering Officer, AMLO) clairement désigné. Le Responsable local est rattaché à un dirigeant et doit disposer d'un contact direct et régulier avec le Directeur Général.
Les Directeurs généraux doivent s'assurer que le Responsable local de lutte contre le blanchiment des capitaux dispose des autorisations, compétences et ressources nécessaires pour s'acquitter efficacement de ses responsabilités. Toutes les autres responsabilités qu'il est susceptible d'assumer doivent être compatibles avec son rôle en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.
Le Responsable local de lutte contre le blanchiment des capitaux est chargé de la mise en oeuvre de la politique d'AXA au sein de l'entité et du respect des législations, réglementations et obligations de reporting locales. Son objectif vise à empêcher, détecter et rapporter toute activité de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme. Le Responsable local de lutte contre le blanchiment des capitaux est également tenu de coopérer avec les autorités nationales de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme concernées.