La stratégie Achats Développement Durable
En 2005, AXA a formalisé et mis en place la politique Développement Durable achats, caractérisée par l'ajout d'outils simples dans le processus achats standard. Elle se formalise dans un « standard achats ».
La mission des Achats
La raison d'être de la fonction Achats d'AXA est de générer des économies tout en assurant la satisfaction des besoins du client interne.
Le Département Achats traite uniquement des dépenses pour lequel il a obtenu un mandat par le Management excluant ainsi de son champ les dépenses incompressibles telles que les salaires, les taxes, les amortissements, les frais liés aux audits et les dépenses inter-entités.
La structure et le déploiement de la politique Achats dans les entités locales
AXA dispose d'un réseau de prés de 250 acheteurs dans le monde à travers 17 principales entités Achats ainsi qu'une cinquantaine de personnes à la fonction support Achats : AXA Belgique, AXA Grande Bretagne, AXA Pays-Bas, AXA France, AXA Allemagne, AXA Life Japon, AXA Espagne, AXA Portugal, AXA Suisse, AXA Canada, AXA Australie, AXA Tech, AXA Equitable, AXA Italie, AXA Asia Life, AXA IM et Alliance Bernstein.
Chiffres clés Achats 2007
- 3,6 Mds € d'Achats négociables par an au niveau international concernant l'informatique et les services généraux
- Prés de 300 personnes dans la communauté Achats dont 25 au niveau Groupe
- Couverture de 76 % des dépenses courantes du Groupe par la fonction Achats
- Plus de 20% des dépenses gérées le sont sous la forme de contrats cadres applicables à l'échelle du Groupe
La stratégie Achats Développement Durable
En 2005, AXA a formalisé et mis en place sa politique Développement Durable Achats, caractérisée par l'ajout d'outils simples dans le processus Achats standard. Elle se formalise par deux « Standards Achats » : la signature du Code de Déontologie Achats par tous les acteurs impliqués dans un processus de sélection (sauf exceptions particulières) et le respect du processus Développement Durable Achats (envoi aux fournisseurs du questionnaire Développement Durable et du référentiel dès l'appel d'offre, prise en compte de la notation dans la sélection des fournisseurs et dans les négociations).
1) Les outils Développement Durable Achats
Ces outils sont :
- Un Code de Déontologie Achats intégré au Code de Déontologie Professionnelle du Groupe : il définit les principes déontologiques dans le cadre desquels les collaborateurs doivent exercer leur métier.
- Un questionnaire (décliné en 2 versions : une pour les biens matériels et une autre pour les services) adressé à chaque fournisseur consulté lors d'un appel d'offres. Les résultats du questionnaire n'ont pas pour but d'éliminer des fournisseurs potentiels mais d'évaluer leur maturité et d'identifier des risques potentiels. Ce questionnaire est accompagné d'un référentiel pour aider le fournisseur à répondre.
- Une clause contractuelle pour formaliser d'une part les engagements éthiques notamment sur le respect des Droits de l'homme et environnementaux du fournisseur et d'AXA. Cette clause détaillée annonce notamment de manière transparente qu'en cas de non-respect par un fournisseur de 3 principes fondamentaux de l'OIT (abolition du travail forcé, égalité /discrimination, élimination du travail des enfants), AXA se réserve le droit de mettre un terme au contrat sans indemnités.
Ces trois documents ont été intégrés au sein d'un document synthétique unique : la Toolbox Développement Durable Achats dont la finalité est de guider l'acheteur dans la mise en place de la stratégie Achats. Ce document présente les lignes directrices de ces outils et les modalités de traitement. La Toolbox est mise à la disposition de l'ensemble des collaborateurs du Groupe, et notamment du/des :
- Responsable Développement Durable Achats Groupe
- Responsables Développement Durable Achats locaux
- Responsable Développement Durable Groupe
- Correspondants Développement Durable locaux
De plus, la Direction des Achats a développé des indicateurs de performances mesurant le respect du processus Développement Durable Achats et la signature du Code de Déontologie Achats. Ces indicateurs sont évalués trimestriellement en interne pour les 17 principales entités Achats.
Chiffres clés pour 2007 : Indicateurs de performance Développement Durable Achats
- 100% de la communauté Achats déclarait avoir signé le Code de Déontologie Achats
- 94% des acheteurs déclaraient respecter le processus Développement Durable Achats.
- Le taux de pénétration de la clause Développement Durable déclaré par les entités est de 76 % pour les nouveaux contrats signés ou les contrats renouvelés.
2) Le déploiement
La Stratégie Développement Durable Achats a été incluse dans le Standard Achats d'AXA validé en juillet 2005 par le PSB (Procurement Strategy Board : organe de gouvernance de la fonction Achats du Groupe) et le Directoire.
Les outils ont été mis au point par la Direction des Achats Groupe en collaboration avec le Département Développement Durable Groupe, ils ont été testés sur des fournisseurs pilotes par la direction des Achats Groupe en 2005. L'utilisation systématique de ces outils s'impose à tout membre de la fonction Achats du Groupe depuis mai 2006.
Des réunions d'informations et des formations ont été effectuées dans les entités européennes afin de présenter en détail les modalités d'utilisation du questionnaire et de la clause contractuelle et de sensibiliser les équipes Achats locales sur les enjeux stratégiques du Développement Durable dans la fonction Achats. L'extension aux autres pays a été faite en 2006.
2.1) Espace de travail partagé dédié au Développement Durable dans les Achats
Du fait de la forte décentralisation du Groupe AXA et notamment de la fonction Achats, l'équipe Développement Durable de la Direction des Achats Groupe a déployé en juillet 2007 un espace de travail partagé dédié au Développement Durable dans les Achats afin de mieux communiquer et partager les informations et les retours d'expériences. Ce site est accessible à l'ensemble de la communauté Achats du Groupe et au réseau de correspondants Développement Durable d'AXA. Ces deux communautés peuvent y trouver les différents outils et le processus Développement Durable Achats. Ils peuvent également consulter les dossiers fournisseurs Groupe et membre du programme Key Supplier Account Management (KSAM) comprenant le questionnaire rempli par le fournisseur, les documents justificatifs ainsi que les notations Développement Durable, les commentaires et recommandation sur les points à améliorer.
2.2) Un processus spécifique pour les fournisseurs clés
Les Key Supplier Account Managers (KSAM) exercent un rôle critique dans la conduite de la relation avec nos fournisseurs clés. Les KSAM sont responsables du réseau d'Achats au niveau mondial. Leur mission est de maximiser la valeur ajoutée des fournisseurs du Groupe par le biais d'une coopération rapprochée et d'un monitoring étroit de leurs capacités et de leurs performances, sur la base d'un dialogue continu et réciproque, notamment en matière de Développement Durable. Ainsi le questionnaire Développement Durable est envoyé aux fournisseurs clés chaque année de manière à suivre l'évolution de leur maturité sur ce sujet.
Dans le cadre de cette relation privilégiée, les fournisseurs clés ont fait l'objet depuis 2005 d'au moins une évaluation et 71% ont été évalués au moins deux fois.
Profil Développement Durable des fournisseurs clés en 2007
- 70% des fournisseurs ont mis en place une politique Développement Durable avec des engagements forts et des actions formalisées.
- 43 % ont engagé ce type de démarche auprès de leurs propres fournisseurs.
- 72% appliquent une Déontologie Professionnelle auditée en interne et/ou en externe
Illustration de l'intégration du Développement Durable dans le dialogue avec un fournisseur clé :
Témoignage d'Harry Van Namen, Directeur Général France de Munters, Global Key Account Manager - AXA, MUNTERS SERVICES FRANCE SAS
« Nous sommes le leader mondial de la déshumidification, la restauration après dégâts des eaux et après incendie, et de la climatisation basée sur le refroidissement par évaporation. Nos techniques de rénovation sont très utilisées par les assureurs car elles permettent de remettre en état un bâtiment ou un local endommagé plutôt que de le reconstruire. La responsabilité sociale et environnementale est profondément ancrée dans notre culture et nous sommes donc parfaitement en ligne avec la politique Développement Durable d'AXA qui intègre une mesure de la performance sociale et environnementale de ses fournisseurs. En 2007, nous avons lancé un plan Développement Durable sur 3 ans. Les commentaires et la collaboration d'AXA nous sont très utiles pour optimiser cette initiative dans une perspective d'amélioration continue. Néanmoins une difficulté demeure : celle de convaincre les différents acteurs de la gestion de sinistre de l'avantage économique et environnemental de privilégier la remise en état plutôt que le remplacement complet.»